外国人雇用契約書の作り方｜必須記載事項と多言語対応の注意点

製造業をはじめとする多くの中小企業で、人手不足を背景に外国人材の採用が不可欠となっています。しかし、初めて外国人材を迎える人事・労務担当者にとって、雇用契約書の作成は大きなハードルの一つです。日本人とは異なる法的な要件や注意点が多く、安易な作成は深刻な労務トラブルや法律違反に繋がりかねません。

この記事では、製造業の中小企業で初めて外国人材を採用する担当者向けに、外国人雇用契約書の作成に必要な法的要件、テンプレートの活用法、そして見落としがちな注意点まで、網羅的に解説します。この記事を読めば、トラブルを未然に防ぎ、外国人材が安心して働ける環境を構築するための第一歩を踏み出せます。

日本人との雇用契約で異なる点と作成の重要性

外国人材との雇用契約書は、在留資格の確認や出入国管理及び難民認定法（入管法）への準拠など、日本人従業員にはない法的手続きが加わるため、一層の慎重さが求められます。日本人と同様に労働基準法や労働契約法が適用されるのはもちろんですが、それに加えて「就労が許可されているか」「許可された業務範囲内か」を法的に担保する重要な役割を担います。もし、就労が許可されていない外国人を雇用したり、許可された範囲外の業務に従事させたりした場合、企業側が「不法就労助長罪」に問われる可能性があります^[1]。

また、言語や文化の違いから、労働条件に関する認識の齟齬が生まれやすいのも特徴です。例えば、「基本給」と「手当」の内訳、社会保険料や税金の控除について正確な理解が得られていないと、「給与が思ったより少ない」といったトラブルに発展しかねません。こうした誤解を防ぎ、採用した外国人材が安心して能力を発揮できる環境を整えるためにも、明確で分かりやすい雇用契約書の作成は極めて重要です。適切な契約書は、企業を法的なリスクから守るだけでなく、外国人材との良好な信頼関係を築くための基盤となります。

外国人雇用契約書に「必ず記載すべき」法的要件と項目

外国人雇用契約書には、労働基準法で定められた労働条件の明示項目に加え、その人材の就労の根拠となる在留資格に関する情報を明記することが法的に義務付けられています。これらの項目に漏れがあると、契約の有効性が問われたり、行政指導の対象となったりする可能性があるため、細心の注意が必要です。特に「労働条件通知書 外国人」向けとして意識すべきは、誰が読んでも誤解の生じない明確な記載です。

就労ビザ（在留資格）に関わる必須情報

在留カードに記載された在留資格の種類、在留期間、そして「資格外活動許可」の有無を必ず確認し、その在留資格で許可されている範囲内の業務内容を契約書に明記する必要があります。外国人材は、許可された在留資格の範囲内でしか就労活動ができません。例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持つ人材に、製造ラインでの単純作業を主たる業務として行わせることは認められていません。

契約書には、採用時点での在留資格の種類（例：特定技能1号、技能実習2号など）と在留期間の満了日を記載します。これにより、企業と本人双方が在留期間の更新時期を正確に把握し、必要な手続きを計画的に進めることができます。

労働条件明示義務に基づく具体項目

賃金、労働時間、休日などの労働条件は、日本人と同様に労働基準法第15条に基づき、書面で明示する義務があります^[2]。雇用契約書にこれらの項目を網羅することで、労働条件通知書を兼ねることも可能です。明示が義務付けられている主な項目は以下の通りです。

• 契約期間（期間の定めの有無）
• 就業の場所と従事すべき業務の内容
• 始業・終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇
• 賃金の決定、計算・支払いの方法、賃金の締切り・支払いの時期
• 退職に関する事項（解雇の事由を含む）

特に外国人材向けには、賃金の内訳（基本給、各種手当）や、給与から控除される社会保険料や税金について、誤解が生じないよう丁寧に説明することが重要です。給与明細の見方も含めて説明すると、より親切でしょう。

母国語での説明と双方が理解できる言語での作成

契約内容を本人が確実に理解できるよう、母国語を併記した契約書を作成し、口頭でも丁寧に説明することが後のトラブル防止に不可欠です。厚生労働省は「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」の中で、労働条件を明示する書面について「当該外国人労働者が理解できる言語により作成するよう努めること」としています^[3]。

法的な効力を持つのは日本語の契約書ですが、母国語版を参考資料として添付することで、労働条件に関する認識の齟齬を大幅に減らすことができます。これは、採用後のエンゲージメント向上にも繋がる重要な配慮と言えます。

失敗しない！外国人雇用契約書のテンプレート活用術

公的機関が提供するモデル契約書（テンプレート）を基に、自社の就業規則や雇用する人材の実情に合わせて内容をカスタマイズすることが、最も安全かつ効率的な作成方法です。ゼロから作成すると法的要件の漏れが発生するリスクがありますが、信頼できるテンプレートを活用することで、そのリスクを大幅に低減できます。

厚生労働省のモデル契約書を活用するメリット

厚生労働省の「外国人労働者向けモデル労働条件通知書」は、法的要件を網羅しているため信頼性が高く、無料で入手できる点が最大のメリットです。このモデル様式は、日本の労働法規はもちろん、外国人雇用特有の事項にも配慮して作成されています。

さらに、英語、中国語、ベトナム語、ポルトガル語など14言語以上の翻訳版が用意されているため、多言語対応の契約書を効率的に作成できます^[4]。自社で翻訳する手間とコスト、そして翻訳ミスによるリスクを避けられるため、特に初めて外国人材を採用する企業にとっては非常に有用です。こうした公的な「雇用契約書 英語 テンプレート」などを活用することで、安心して手続きを進められます。

テンプレートを自社用にカスタマイズする際の注意点

テンプレートをカスタマイズする際は、必ず自社の就業規則と内容の整合性を確認し、特に独自の福利厚生や社内ルールといった項目を追加・修正する必要があります。モデル契約書はあくまで一般的な雛形であり、各企業の個別事情までは反映されていません。

例えば、住宅手当や通勤手当の支給条件、慶弔休暇の規定、社宅の利用ルールなど、自社独自の制度がある場合は、それらを正確に追記する必要があります。一方で、テンプレートに記載されている法的な必須項目を安易に削除してしまうと、法令違反に繋がる恐れがあるため注意が必要です。カスタマイズに不安がある場合は、社会保険労務士や弁護士といった専門家にリーガルチェックを依頼することをお勧めします。

人事・労務担当者が押さえるべき外国人雇用契約書の重要注意点

外国人材を雇用する際には、労働基準法だけでなく入管法などの特別法への準拠、言語の壁への配慮、社会保険手続きの正確な説明が、後々の労務トラブルを防ぐ鍵となります。契約書を作成する段階からこれらの「外国人 雇用契約 注意点」を意識しておくことで、リスクを未然に防ぎ、円滑な受け入れを実現できます。

労働基準法以外の特別法（入管法など）への対応

不法就労助長罪を避けるため、出入国管理及び難民認定法（入管法）に基づき、在留カードの原本確認とハローワークへの外国人雇用状況の届出が義務付けられています。採用時には必ず在留カードの原本を提示してもらい、就労が許可されている在留資格であるか、在留期間は有効か、顔写真と本人が一致するかを確認しなければなりません。また、外国人材の雇用および離職の際には、その都度ハローワークへ「外国人雇用状況届出書」を提出する義務があります^[5]。これらの義務を怠ると罰則の対象となるため、徹底した管理が必要です。

言語の壁による誤解を防ぐための工夫

契約書を母国語併記にするだけでなく、専門用語を避け平易な日本語（やさしい日本語）で説明したり、必要に応じて通訳を介在させたりする工夫が、認識の齟齬を防ぎます。特に、残業、休日出勤、有給休暇の取得ルール、給与控除の内訳といった金銭や働き方に直接関わる項目は、誤解が生まれやすいポイントです。図やイラストを交えた説明資料を用意する、あるいは面談に本人の国の言語が話せるスタッフに同席してもらうなど、言葉の壁を乗り越えるための具体的なアクションが求められます。

契約期間、更新、解雇に関する明確な規定

在留期間との関連性を踏まえ、雇用契約の期間、更新の有無と判断基準、そして解雇事由を具体的に明記することで、契約終了時のトラブルを予防できます。有期雇用契約の場合、在留期間の満了日と雇用契約の満了日を一致させることが一般的です。契約更新の可能性がある場合は、「在留資格が更新されることを条件に、会社の業績や本人の勤務成績を評価の上、契約を更新する場合がある」といった形で、更新の条件を明確に記載しておくことが重要です。また、解雇事由についても、就業規則に則った内容を具体的に示し、一方的な解雇と受け取られないように配慮する必要があります。

社会保険・税金に関する説明と手続き

原則として日本人と同様に、社会保険（健康保険、厚生年金保険）および労働保険（雇用保険、労災保険）への加入義務があること、所得税や住民税が課税されることを本人に明確に説明し、必要な手続きをサポートする必要があります。特に厚生年金については、将来母国に帰国する際に「脱退一時金」を請求できる制度があることも伝えておくと、本人も安心して加入できます。税金に関しても、扶養家族の状況によって控除額が変わるため、年末調整の手続きなどを丁寧にサポートすることが、信頼関係の構築に繋がります。

外国人雇用契約書作成から締結までのスムーズな流れ

外国人雇用契約は、①事前準備、②内容説明と本人確認、③締結と保管という3つのステップを確実に行うことで、スムーズかつ適法に進めることができます。各ステップでやるべきことを明確にし、計画的に進めることが、円滑な受け入れのポイントです。

契約書作成前に準備すべきこと（必要書類など）

契約書作成に取り掛かる前には、採用予定者の在留カード、パスポート、履歴書、資格証明書などを確認し、正確な情報を収集することが不可欠です。特に在留カードからは、氏名、在留資格、在留期間、就労制限の有無といった契約書作成に必須の情報を得られます。これらの情報をもとに、雇用条件を最終確定させ、契約書のドラフトを作成します。母国語併記の契約書を用意する場合は、この段階で翻訳作業も進めておきましょう。

契約内容の説明と本人確認のポイント

契約内容は、書面を渡すだけでなく、可能な限り対面で、時間をかけて丁寧に説明し、疑問点がないか都度確認することが重要です。専門用語や難しい言い回しは避け、一つひとつの項目について「これはこういう意味です」と具体例を交えながら説明します。本人が納得したことを確認した上で、署名・捺印（またはサイン）を求めます。また、締結の直前にも、改めて在留カードの原本を提示してもらい、有効期限が切れていないか、偽造されたものでないかを確認する最終チェックを怠らないようにしましょう。

締結後の保管と管理体制の構築

締結した雇用契約書は、本人に控えを一部交付し、会社控えは他の労働者名簿や賃金台帳といった法定三帳簿とともに、施錠できるキャビネットなどで厳重に保管します。保管期間は、労働基準法により労働者の退職または死亡の日から5年間（当面の間は3年間）と定められています^[6]。また、契約書の保管だけでなく、在留期間の満了日を管理する台帳を作成し、更新手続きの時期が近づいたら本人に通知するなど、その後の労務管理体制を構築することが重要です。これにより、意図せず不法就労状態に陥るリスクを防ぎます。

外国人雇用契約書に関するよくある疑問と相談先

外国人雇用契約書の作成やその後の管理で不明点が生じた際は、ハローワーク、外国人雇用サービスセンター、または社会保険労務士などの専門家に相談することが最善の解決策です。公的機関は無料で相談に乗ってくれますし、専門家はより個別具体的なケースに対応してくれます。

よくある疑問としては、以下のようなものが挙げられます。

• Q. アルバイトとして雇用する場合も、雇用契約書は必要ですか？
  A. はい、必要です。雇用形態にかかわらず、労働条件の明示は法律上の義務です。また、留学生をアルバイトとして雇用する場合は、在留カードで「資格外活動許可」を得ているか、週28時間以内の就労時間制限を守れるかを確認する必要があります。
• Q. 在留期間がもうすぐ切れるのですが、どうすればよいですか？
  A. 雇用を継続する場合は、本人が在留期間の更新許可申請を行う必要があります。企業側は、申請に必要な書類（所属機関等作成用）を準備し、本人をサポートします。更新手続き中は、在留カード裏面の「在留期間更新許可申請中」のスタンプがあれば、特例として最大2か月間は就労を継続できます。

しかし、そもそも「どの支援機関に相談すれば良いかわからない」という課題を抱える企業も少なくありません。例えば、愛知県や静岡県の製造業で初めて技能実習生を受け入れたい、あるいは福岡県で特定技能人材の紹介と定着支援を依頼したいが、信頼できるパートナーが見つからない、といったケースです。このような場合、監理団体や登録支援機関と採用企業を直接つなぐマッチングサービスの利用が有効な手段となり得ます。外国人採用ポータルのようなサービスでは、地域や在留資格、業種で支援機関を検索・比較でき、導入前の不安もまとめて相談することが可能です。

外国人雇用契約書でトラブルのない雇用を実現するために

適法で明確な外国人雇用契約書は、単なる法的手続きの書類ではなく、企業と外国人材との信頼関係を築き、彼らが安心して能力を発揮できる職場環境を作るための第一歩です。これまで見てきたように、在留資格への配慮、分かりやすい労働条件の明示、言語の壁を乗り越える工夫など、日本人を雇用する際にはない多くの配慮が求められます。

これらの手続きを丁寧に行うことは、法令遵守（コンプライアンス）の観点から企業を守るだけでなく、採用した人材の定着率を高め、生産性の向上にも繋がります。外国人材は、今後の日本企業にとってますます重要なパートナーとなるでしょう。彼らと共に成長していくためにも、まずは堅実な雇用契約の締結から始めましょう。

初めての外国人採用で、自社に最適な監理団体や登録支援機関がどこか分からない場合は、専門のマッチングプラットフォームを活用するのも賢明な選択です。外国人採用ポータルは、監理団体・登録支援機関・外国人紹介会社と採用企業をつなぐ比較マッチングポータルです。審査済みの信頼できる支援機関を全国47都道府県から探すことができ、自社の条件に合うパートナー探しを効率的に進めることができます。

参考文献

1. 労働契約（契約の締結、労働条件の変更、解雇等） — 厚生労働省